Fatturazione Elettronica tra Privati

Premessa

Considerata la complessità della normativa che andrà in vigore dal 1 luglio 2018 e successivamente sarà estesa dal 1 gennaio 2019 a tutti i soggetti sia nei rapporti B2B che B2C di seguito si identificano alcuni aspetti degni di nota che meritano di essere approfonditi.

Contenuto della Fattura Elettronica

il nuovoobbligo di fatturazione elettronica si assolve mediante l’invio di un file avente formato xml2,(eXtendibleMarkupLanguage)trasmesso unicamente tramite il Sistema di Interscambio (di seguito, SdI) utilizzando, quindi, le medesime soluzioni informatiche giàadottate per l’emissione della fattura elettronica verso la PA.La fattura elettronica può essere inviata singolarmente o può essere inviato un lotto di fatture.

Invio della Fattura Elettronica e emissione ai fini iva

Le due procedure che appaiono essere di più immediato utilizzo per l’invio della fattura elettronica, richiedendo un minore impegno in termini di adeguamento informatico, sono:

  • la posta elettronica certificata (PEC);
  • uno dei servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. L’operatore può decidere di compilare la e-fattura ed inviarla al SdI servendosi della procedura webdisponibile nel sito dell’Agenzia delle Entrate, oppure utilizzando un software da installare nel PC o un’applicazione (App) per dispositivi mobili (smartphone, tablet, etc.).

Le altre due procedure utilizzabili per la trasmissione si basano sul collegamento diretto e automatizzato tra il SdI e il sistema informatico dell’operatore:

  • il sistema di cooperazione applicativa, che si basa sulla rete internet e viene definito servizio “web service”;
  • il sistema di trasmissione basato su protocollo FTP.

Queste ultime due procedure richiedono un preventivo accreditamento al SdI da parte dell’emittente, in seguito al quale all’operatore viene assegnato un numero di 7 cifre – “codice destinatario” – che consente di individuare in modo univoco il soggetto e di associarlo al canale telematico utilizzato per la trasmissione.

La trasmissione della fattura elettronica può avvenire da parte del cedente/prestatore oppure da parte di un soggetto intermediario ovvero da un terzo

Il rilascio della notifica di scarto della e-fattura comporta, in capo all’emittente, la necessità di doversi attivare per correggere l’anomalia e adempiere alla corretta emissione della fattura in tempi brevi.  A tal riguardo, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che il Sistema di Interscambio invierà l’eventuale notifica di scarto della e-fattura nel giro di pochi minuti o ore e comunque in un tempo massimo non superiore ai 5 giorni

Inoltre, sarà scartata una e-fattura che rechi l’indicazione di una data posteriore a quella dell’invio oppure, ancora, comporta lo scarto l’incongruenza tra i dati indicati (es. indicazione dell’aliquota IVA pari a zero e contestuale mancata indicazione della motivazione di non imponibilità, oppure, indicazione di aliquota pari a zero ma imposta diversa da zero, etc.). Non verrà scartata una e-fattura compilata con dati anagrafici inesistenti o incongruenti rispetto alla partita IVA o al codice fiscale indicati. Lo scarto della fattura elettronica ne determina la mancata emissione ai fini IVA.

L’emittente, a fronte della notifica di scarto dovrà correggere e riemettere la fattura. Al riguardo, l’Agenzia ha chiarito che, sebbene formalmente sia più corretto riportare lo stesso numero fattura (cosi come, riteniamo, la stessa data), non vi saranno contestazioni sui salti di numerazione o sfasamenti tra la data e il numero fattura (data precedente con numero progressivo successivo o viceversa), laddove si possa rilevare che l’errore è connesso ad un precedente scarto.

Tra i  motivi di scarto, solamente nel caso in cui la e-fattura sia firmata elettronicamente, il SdI effettuerà i controlli di validità del certificato di firma che, nel caso non risulti idoneo, comporterà lo scarto del file. Da tale chiarimento, si dovrebbe evincere che, diversamente, la semplice mancanza della firma qualificata non comporterà lo scarto della fattura elettronica.

Nell’ambito della fatturazione elettronica tra privati è possibile ricevere il documento mediante differenti procedure che comportano di dover integrare il file xmldi un ulteriore dato “Codice destinatario”, al fine di agevolare il recapito del documento. Ne consegue che, laddove tale dato sia indicato in modo errato, i controlli formali del SdI comporteranno lo scarto della fattura elettronica, anche se tutti gli altri dati obbligatori ai fini IVA sono stati indicati correttamente. Nel caso di invio di un lotto di fatture con un unico file di trasmissione la notifica di scarto di una sola di esse inficia la trasmissione di tutto il blocco considerandolo tutte “non emesse”.

Una volta superati i controlli da parte del SdI, se il file non viene scartato, l’emittente riceverà una “ricevuta di consegna” della e-fattura oppure, nel caso in cui il recapito non fosse possibile per motivi tecnici, riceverà una “ricevuta di mancato recapito”, che informa il trasmittente della “messa a disposizione” del documento nell’area web privata del destinatario. Le due comunicazioni rappresentano per l’emittente la prova dell’emissionedella fattura elettronica.

Nel caso non si riesca a consegnare il documento al destinatario, e lo stesso venga “messo a disposizione” nella sua area privata, il SdI continuerà a fare ulteriori tentativi di recapito ogni 12 ore per i 3 giorni successivi. Indipendentemente dall’esito di tali tentativi, il trasmittente può ritenersi certo dell’avvenuta emissione della fattura elettronica sin dal momento della ricezione della ricevuta di mancato recapito.

La fattura elettronica si considera emessa alla data indicata in fattura; nello specifico occorre far riferimento alla data indicata nel campo “Data” alla sezione “Dati generali”.

l’Agenzia ha chiarito che la trasmissione della e-fattura dovrebbe avvenire entro le 24 ore dall’effettuazione dell’operazione. In ogni caso al fine di individuare il momento di emissione della fattura, e quindi di esigibilità dell’imposta, non rileva il momento in cui la fattura viene trasmessa né quella in cui il SdI invia la ricevuta di consegna o l’avviso di messa a disposizione.

Consegna della Fattura Elettronica e ricezione ai fini IVA

i documenti elettronici potranno essere ricevuti mediante:

  • un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
  • un servizio di cooperazione applicativa, tramite il modello “web service” (SdICoop);
  • un sistema di trasmissione dati tra terminali basato su protocollo FTP (SdIFTP).

Nel primo caso occorre precisare che, al fine di evitare lo scarto della fattura elettronica, l’emittente che trasmette la e-fattura ad un indirizzo di posta elettronica certificata, oltre ad inserire il suddetto l’indirizzo PEC, deve compilare il campo del codice destinatario inserendo il codice convenzionale di 7 zeri (“0000000”).

Nel caso, invece, si utilizzi una delle due ultime procedure (SdiCoop o SdIFTP), il ricevente deve preventivamente accreditarsi al Sistema di Interscambio e ottenere il “codice destinatario” da comunicare al proprio fornitore al fine di consentire il corretto indirizzamento della e-fattura.

Il Codice destinatario attribuito all’operatore economico è il dato fondamentale per consentire il corretto indirizzamento della fattura elettronica. Tuttavia, si tratta di un dato non obbligatorio ai fini IVA che, come detto in precedenza, non dovrebbe incidere sulla corretta emissione della fattura.

l’Amministrazione finanziaria ha individuato una soluzione che consente al fornitore di trasmettere la fattura elettronica anche nelle ipotesi in cui non conosca il codice destinatario. In questi casi, infatti, il fornitore potrà compilare tutti i campi obbligatori ai fini IVA e inserire, nel campo del codice destinatario, il codice convenzionale di 7 zeri(“0000000”). In tale evenienza, la fattura elettronica viene messa a disposizione del destinatario, che potrà consultarla dalla propria area privata, senza impedire al fornitore di adempiere alla corretta emissione.

  • Emissione nei confronti di soggetti che utilizzano il sistema di cooperazione applicativa o il protocollo FTP.Tali soggetti devono comunicare al proprio fornitore il Codice destinatario per consentire il corretto indirizzamento della e-fattura. Nel caso in cui il destinatario non abbia comunicato al fornitore il proprio Codice destinatario, l’emittente dovrà compilare il campo inserendo un codice convenzionale di 7 zeri (“0000000”)
  • Emissione nei confronti di soggetti consumatori finali (B2C)L’emittente deve compilare il campo “Codice destinatario” inserendo il codice convenzionale 7 zeri (“0000000”) e il campo “Codice Fiscale” inserendo il codice fiscale del proprio cliente. La mancata compilazione di uno dei due campi comporta lo scarto della e-fattura.
  • Emissione nei confronti di soggetti che applicano regimi speciali IVA(regime di vantaggio , regime forfettario, regime speciale per i produttori agricoli)si deve compilare il campo “Codice destinatario” inserendo il codice convenzionale 7 zeri (“0000000”). Cosi facendo, la e-fattura verrà correttamente emessa e messa a disposizione del destinatario che dovrebbe riceverne notizia dall’emittente tramite qualsiasi canale o anche mediante invio di copia analogica della fattura.
  • Emissione nei confronti di soggetti che applicano il sistema di posta certificata (PEC)L’emittente deve compilare il campo “Codice destinatario” inserendo il codice convenzionale 7 zeri (“0000000”) e il campo “PEC Destinatario“ inserendo l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). È consigliabile che l’emittente comunichi al proprio cliente, tramite qualsiasi canale o mediante invio della fattura in copia analogica, che la fattura elettronica è stata correttamente emessa e può essere consultata nell’area web riservata del destinatario.

Registrazione “Indirizzo telematico”

Al fine di poter ricevere le fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione del ricevente un servizio di registrazione dell’indirizzo telematicoche consente di collegare la PEC o il Codice destinatario, ottenuto in seguito alla procedura di accreditamento, alla propria partita IVA. La registrazione non è obbligatoria sebbene sia consigliata. Tale servizio potrà essere utilizzato anche dai soggetti che ricevono le e-fatture tramite un intermediario abilitato e delegato. In tal caso sarà possibile registrare e collegare la propria partita IVA alla casella PEC o al Codice destinatario del soggetto incaricato della ricezione.

Data di ricezione della fattura elettronica

Per il destinatario, invece, la data di ricezionedella fattura assume grande rilievo ai fini IVA, poiché determina la decorrenza dei termini per poter esercitare il diritto alla detrazione.

Una fattura elettronica si considera ricevuta ai fini IVA, distinti in base al canale telematico attivato per la ricezione.

  • Il soggetto che riceva la e-fattura tramite PECdovrà riferirsi alla data indicata nella ricevuta di consegna inviata al SdI dal gestore della PEC.
  • Il soggetto che riceva la e-fattura tramite il servizio SdICoopdovrà riferirsi alla data presente all’interno della “response” del servizio esposto dal soggetto ricevente.
  • Il soggetto che riceva la e-fattura tramite il servizio SdIFTPdovrà riferirsi alla data in cui termina con successo la trasmissione del supporto, espressa secondo lo standard UTC.
  • Nel caso in cui, per impossibilità di consegna, la fattura sia “messa a disposizione”, il destinatario dovrà riferirsi alla data in cui si prende visione della fattura nell’area autenticata del sito istituzionale (data che potrebbe differire dalla data di messa a disposizione che rileva per il trasmittente ai fini della prova dell’emissione).

Per completezza si evidenzia che la data di presa visione non rileva per le fatture messe a disposizione dei consumatori privati o dei soggetti che applicano regimi speciali IVA, in quanto non esercitano il diritto alla detrazione. Per tali soggetti, la data ricezione della e-fattura coincide con la data di messa a disposizione.

INTERMEDIARI

La fattura elettronica può essere trasmessa e recapitata tramite un terzo soggetto intermediario diverso dal fornitore o dal cliente.

L’intermediario deve preventivamente accreditarsi al Sistema di Interscambio; in questo modo, al fine di consentire la ricezione della fattura elettronica sarà necessario comunicare al fornitore il suo indirizzo telematico (PEC o Codice destinatario) oppure la sua partita IVA.

NON è necessaria alcuna delega per incaricare un soggetto intermediario alla trasmissione/ricezione delle fatture elettroniche ma è sufficiente che si tratti di un soggetto accreditato o registrato al SdI. Inoltre, NON è richiesto che l’intermediario sia un soggetto abilitato ex articolo 3, DPR n. 322/1998.

NOTE DI VARIAZIONE E AUTOFATTURA

Anche le note di variazione in aumento o in diminuzione ai fini IVA, dal prossimo 1° gennaio 2019, dovranno obbligatoriamente essere trasmesse in formato elettronico (dal prossimo 1° luglio 2018 quelle riguardati il settore dei carburanti e degli appalti pubblici).

Laddove sia trasmessa una fattura elettronica con errori di compilazione che comportano lo scarto del file – si pensi, a titolo esemplificativo, all’indicazione di un’aliquota IVA non congruente con il valore dell’imposta – la fattura elettronica non si considera emessa, quindi, non sarà necessario emettere una nota di credito ai fini IVA per rettificarla. In tali casi, si dovrà provvedere a un nuovo invio e l’eventuale contabilizzazione del documento scartato, dovrà essere rettificato mediante una nota interna.

Diversamente, nel caso in cui l’errore in fattura non sia tra quelli rilevabili dal SdI e, pertanto, il documento non venga scartato e la fattura risulti emessa – si pensi, ad esempio, all’errata indicazione della ragione sociale del cliente – al fine di correggere l’operazione sarà necessario emettere una nota di credito ai fini IVA. Al riguardo si chiarisce che le richieste di correzioni non devono essere gestite tramite SdI; pertanto, dovranno essere comunicate al fornitore mediante i canali ordinari.

Autofattura

Anche il documento fiscale “autofattura” deve essere emesso in formato elettronico tramite Sistema di Interscambio. La procedura di regolarizzazione, oltre all’emissione dell’autofattura prevede la consegna della stessa ad un ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate. Con la fatturazione elettronica a regime, tale adempimento non sarà più necessario in quanto sarà sufficiente la trasmissione dell’autofattura al SdI.

CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

La conservazione dei documenti informatici non è automatica ma richiede la preventiva adesione al servizio da parte dell’operatore o di un suo intermediario. Tale adesione potrà essere comunicata accedendo all’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Come per l’emissione e la ricezione delle e-fatture, anche l’utilizzo del servizio di conservazione può essere gestito avvalendosi di un soggetto intermediario che non deve per forza essere un professionista abilitato.

OPERAZIONI CON L’ESTERO

E’ stato ipotizzato di consentire la trasmissione della fattura in formato elettronico anche nei confronti di altri soggetti non abilitati alla ricezione, ai quali, al pari di quanto avviene per i consumatori finali, la fattura dovrebbe essere consegnata nelle modalità ordinarie.

La soluzione che ha reso possibile la trasmissione delle fatture emesse verso soggetti esteri anche nel caso in cui non si disponga di un codice destinatario valido consiste nell’inviare la fattura al SdI nel formato elettronico xmle nel compilare il campo “codice destinatario” inserendo il codice convenzionale di 7 X (“XXXXXXX”), senza determinare lo scarto del documento.

I soggetti che non si avvarranno di tale possibilità saranno, invece, obbligati ad adempiere mensilmente alla trasmissione dei dati delle fatture emesse e ricevute.

SEMPLIFICAZIONI

l’Agenzia delle Entrate ha, altresì, previsto un servizio web che consente la generazione di un codice a barre bidimensionale – il c.d. QR-code – tramite il quale il fornitore, in seguito a scansione, tramite un dispositivo apposito (smartphone, tablet, etc.), può acquisire automaticamente le informazioni utili per trasmettere la fattura elettronica al proprio cliente.

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA DAL 1° LUGLIO 2018

Cessioni di carburante

L’articolo 1, comma 917, della Legge di Bilancio 2018, introduce l’obbligo di fatturazione elettronica per le cessioni di benzina o gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori. Laddove si effettuino altre operazioni diverse oltre quella del rifornimento, che confluiscono nella medesima fattura, l’obbligo di fatturazione elettronica vigente per la cessione del carburante prevale sulle altre modalità di documentazione, comportando l’obbligo di emissione della fattura elettronica con riferimento a tutte le operazioni oggetto di tale fattura.

Una precisazione: l’Agenzia conferma la validità, ai fini della detrazione dell’IVA e della deduzione del costo dell’acquisto di carburante effettuato dal dipendente in trasferta che paga attraverso mezzi elettronici propri oppure dei pagamenti elettronici effettuati utilizzando specifici servizi offerti da operatori del settore (es. app. card, paypal, etc.).

Buoni carburante

I “buoni monouso” riguardano operazioni per le quali “… il luogo della cessione dei beni o della prestazione dei servizi cui il buono si riferisce e l’IVA dovuta su tali beni o servizi sono noti al momento dell’emissione del buono”.

I “buoni multiuso” sono equiparati a titoli di legittimazione, che non devono essere fatturati al momento della loro cessione.

Prestazioni rese da subappaltatori e sub contraenti

L’obbligo di fatturazione elettronica, in partenza dal 1° luglio 2018, riguarda esclusivamente le operazioni effettuate in virtù di un rapporto diretto tra il soggetto titolare di un contratto con la PA (appalto o altro tipo di contratto) e il soggetto di cui si avvale per la realizzazione di alcune opere, mentre, nel caso questi ultimi si avvalgano di soggetti terzi, nei passaggi successivi si potrà continuare a fatturare in modalità cartacea.

L’Agenzia delle Entrate conferma l’obbligo di inserire, anche nella fattura elettronica emessa dal subappaltatore/subcontraente, il medesimo Codice Identificativo Gara (CIG) o Codice Unitario Progetto (CUP) che viene indicato in fattura dal soggetto titolare del contratto con la PA e che dovranno essere riportati in uno dei seguenti blocchi informativi: “ Dati Ordine Acquisto”, “Dati Contratto”, “Dati Convenzione” o “Dati fatture collegate”.

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