Conservazione delle Fatture Elettroniche

Grazie al software Gestionale TOP il tuo processo di produzione, spedizione ed archiviazione delle fatture elettroniche è più semplice, veloce e sicuro: scopriamo il perchè!

Facciamo un po’ di chiarezza rispetto al mondo grigio dell’archiviazione documentale… prima di tutto bisogna individuare le regole alle quali aziende e professionisti sono soggetti e poi valutare con cognizione di causa qual è il modo più sicuro e veloce, all’interno del proprio flusso gestionale ed economico, da adottare.

I 3 punti chiave della normativa che riguardano l’archiviazione dei documenti elettronici sono così riassumibili:

• Deve essere possibile ricercare i documenti secondo diverse chiavi di ricerca (ragione sociale, partita iva/codice fiscale, data, etc)
• Deve essere possibile estrarre a richiesta il documento originale firmato digitalmente
• Deve essere possibile conservare in modo sicuro e per una durata di 10 anni il documento elettronico firmato digitalmente

NON confondiamo l’archiviazione dei documenti elettronici firmati digitalmente con l’archiviazione sostitutiva perché questa riguarda esclusivamente i documenti cartacei che vengono archiviati in modo sostitutivo dopo averli digitalizzati. Le fatture elettroniche nascono come documenti digitali e devono solo essere conservate.

L’utilizzo di un programma come Gestionale TOP  consente al professionista/azienda di essere in regola con la normativa (senza correre rischi di multe) oltre a sperimentare la semplicità e l’economicità del suo utilizzo.

Per prima cosa, al fine di garantire la regola numero 3 (conservazione sicura), dovrai individuare un incaricato della conservazione dei documenti aziendali, che può anche essere una risorsa interna che viene incaricata di verificare le copie di salvataggio degli archivi (seguendo un piano di backup e verifiche programmate) e che le copie ottenute di TUTTI, e sottolineo tutti, i documenti di interesse aziendale possano a richiesta essere recuperati dai backup.

Per seconda cosa, dotandoti di un software integrato con la gestione documentale, come Gestionale TOP, potrai ottemperare ai punti 1 e 2 della normativa in quanto le ricerche potranno essere eseguite direttamente via software, come pure la riproduzione del file originale sarà possibile accedendo all’archivio documentale, contenente tutti i documenti prodotti e archiviati.

Quindi qual è la convenienza di questa soluzione (in linea con la legge)?

Scegliendo Gestionale TOP avrai la massima autonomia e controllo nella gestione dei tuoi archivi documentali, non dovrai più dipendere da servizi esterni di archiviazione (ad es. nel cloud che non aggiungono altro che ulteriori costi da sostenere annualmente per il loro utilizzo), il tutto nel pieno rispetto della normativa, andando anche a risparmiare soldi (rispetto alle altre alternative).

A questo punto, se vuoi saperne di più o richiedere una quotazione economica su Gestionale TOP contattaci allo 011.33.21.20 oppure richiedi senza impegno la DEMO GRATUITA di GestionaleTOP, cliccando sul pulsante qui sotto