Gestione e Archiviazione Documentale

Come tutti gli imprenditori, in qualsiasi settore operi, ti sei sicuramente trovato a che fare con la ricerca e il recupero di informazioni dai documenti dei diversi dossier archiviati in azienda.

A partire dal 2013 (DPCM  3 dicembre 2013), da quando si è cominciato a parlare di “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici”, si è concretizzata l’esigenza di gestire: da una parte documenti di natura prettamente informatica e dall’altra di continuare a gestire documenti in formato cartaceo a meno di procedere alla dematerializzazione degli stessi seguendo opportune procedure (abbastanza complesse e impegnative).

Ma quali sono le reali necessità di un’azienda, che produce e riceve quotidianamente documenti cartacei e informatici, in modo tale da rispettare la normativa senza un aggravio di costi?

• Poter distinguere il processo di archiviazione dei documenti elettronici da quelli cartacei
• Avere uno strumento di ricerca rapido ed efficiente che non obblighi a scartabellare centinaia di dossier
• Evitare di incorrere nelle complicazioni burocratiche di un’archiviazione sostitutiva
• Gestire autonomamente il processo di archiviazione e conservazione dei documenti che nascono già in formato elettronico (leggasi fatture alla PA e dal 2017 anche tra azienda e azienda)

Leggendo nelle Linee Guida (scaricabili cliccando qui) possiamo individuare alcuni suggerimenti che, abbinati a un software gestionale che abbia un modulo di archiviazione documentale integrato (come il nostro GestionaleTOP), consentono all’azienda di avere i seguenti 3 benefici:

• Ogni documento prodotto o ricevuto, in qualsiasi formato, può essere collegato alla relativa registrazione gestionale e contabile, in modo da poter accedere in consultazione immediatamente e condividerne il contenuto, sia con strumenti email o messaggistica (es.  Telegram)
• Ogni documento prodotto (es. fatturazione elettronica alla PA) viene automaticamente collegato alla registrazione che lo ha originato (es. fattura) in modo da risultare immediatamente accessibile per qualsiasi necessità
• La conservazione elettronica dei documenti generati può essere gestita in completa autonomia ottemperando agli obblighi minimi di legge che sono: riproducibilità a richiesta, ricerca del documento per parole chiave definite e conservazione sicura attraverso il meccanismo di salvataggio dei dati (backup) sotto la supervisione di un operatore allo scopo incaricato dall’azienda e che può essere tranquillamente lo stesso amministratore o chi per esso designato.

In questo contesto, questo nuovo adempimento può rappresentare un’opportunità per l’imprenditore attento a innovare e migliorare i suoi processi aziendali: infatti, pensiamo per un momento a questi aspetti:

• i documenti prodotti e ricevuti devono, in ogni caso, essere archiviati
• i documenti prodotti e ricevuti devono, in ogni caso, essere facilmente trovati
• i documenti elettronici richiesti dalle amministrazioni pubbliche (e prossimamente dalle aziende) devono, in ogni caso, essere generati e spediti secondo le nuove specifiche della fatturazione elettronica

Perciò quali sono i 2 grandi vantaggi che puoi ottenere innovando il tuo processo di gestione?

1. Organizzare in modo efficiente, con un’opportuna procedura software, la registrazione dei documenti e la loro archiviazione
2. Favorire l’autonomia del processo di archiviazione per ridurre gli aspetti legati ai costi esterni (se si dovesse appoggiare ad es. al commercialista questa attività) e ai costi interni amministrativi (dossier di archiviazione e ricerche infinite).

Se poi consideriamo che sempre più aziende stanno già predisponendo un sistema informativo per gestire le fatture in formato elettronico (come già viene fatto per gli enti pubblici) allora diventa evidente che un’innovazione nel processo di gestione di questi documenti diventa una prospettiva da prendere seriamente in considerazione.

Gestionale TOP copre entrambe le esigenze: quella di ottemperare all’obbligo della fatturazione elettronica, con un processo semplice e lineare, e quella di snellire la gestione amministrativa riducendo sensibilmente i costi a vantaggio di una maggiore sicurezza e velocità di accesso ai dati, eliminando la paura di perdere per strada informazioni importanti.

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